5 Công Việc Cần Làm Khi Thuê Văn Phòng Mới

Tài liệu này được chúng tôi xây dựng nhằm giúp cho các nhân viên hành chính, lần đầu phụ trách việc thuê và chuyển văn phòng có được cái nhìn tổng quát về tất cả các công việc khi chuyển văn phòng dựa trên kinh nghiệm thực tế hỗ trợ khách hàng thuê văn phòng của chúng tôi.

Giai đoạn chuẩn bị thuê văn phòng

1. Xác lập yêu cầu thuê văn phòng dựa trên mục đích sử dụng, ngân sách tiền thuê, và kế hoạch kinh doanh hiện tại tại và tương lai của công ty. Một yêu cầu thuê thông thường bao gồm các tiêu chí:

  • Cơ bản: Vị trí, diện tích, ngân sách tiền thuê, giá thuê, thời gian thuê;
  • Đặc điểm bất động sản: Kết nối giao thông, chỗ đỗ xe, mức độ hoàn thiện, hệ thống điều hòa thông gió, thông tin liên lạc, thang máy, phòng cháy chữa cháy, chất lượng dịch vụ;
  • Các mốc thời gian: Muộn nhất phải dời vị trí hiện tại, khởi công làm nội thất, nhập trạch, bắt đầu hoạt động ở địa điểm mới;
  • Các yêu cầu khác: Phong thủy văn phòng, tiện ích xung quanh, thương hiệu tòa nhà v.v.

2. Lập danh sách chi tiết các công việc cần thực hiện và dự kiến chi phí cho các nhóm:

3. Hình thành nhóm công tác, đi kèm là phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận (Cần thiết đối với các doanh nghiệp lớn, nhiều nhân viên, thuê diện tích rộng).

4. Lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ thuê văn phòng chuyên nghiệp để trợ giúp (Rất nên làm vì dịch vụ này miễn phí cho người thuê).

5. Tiếp xúc và lập danh sách ngắn (short list) các nhà thầu thiết kế và thi công văn phòng: Họ sẽ là người giúp bạn khái toán chi phí làm nội thất, tư vấn sơ bộ thiết kế bố trí mặt bằng văn phòng ngay trong quá trình cân nhắc giữa các tòa nhà.

Giai đoạn thực hiện thuê văn phòng

6. Tìm kiếm lên danh sách các tòa nhà văn phòng phù hợp yêu cầu thuê của doanh nghiệp

7. Xem xét thực tế, làm việc với chủ nhà để lấy thông tin, tổng hợp, phân tích, so sánh, lựa chọn tòa nhà tối ưu để đàm phán.

8. Đàm phán và ký kết thư mời thuê, hợp đồng thuê văn phòng

9. Lên thiết kế bố trí mặt bằng trước khi ký thư mời thuê, hoặc hợp đồng thuê văn phòng: Nên làm để thẩm định lại sự phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng bộ phận trong doanh nghiệp.

10. Thực hiện các thủ tục kết thúc hợp đồng thuê văn phòng hiện tại

11. Ký kết và thực hiện hợp đồng với nhà thầu thiết kế và thi công nội thất

12. Giám sát thi công nội thất 

giai đoạn thực hiện thuê văn phòng

13. Thiết kế, in ấn, sửa đổi địa chỉ doanh nghiệp trên toàn bộ các biểu mẫu, giấy tờ, website v.v.

14. Mua sắm bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng v.v.

15. Thông báo cho khách hàng, đối tác về địa chỉ mới và kế hoạch di chuyển

16. Di chuyển điện thoại, internet

17. Sửa đổi đăng ký kinh doanh (nếu cần)

18. Phê duyệt chính thức sơ đồ vị trí cho từng bộ phận, từng nhân viên

19. Di chuyển sang văn phòng mới

20. Hoàn trả mặt bằng, thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ

6 lời khuyên lựa chọn văn phòng mới cho doanh nghiệp

Để lựa chọn địa điểm văn phòng phù hợp, bạn cần phải hình dung cụ thể về những điều mà doanh nghiệp có được trong tương lai, như về lâu dài công ty có thể mở rộng quy mô với diện tích văn phòng hiện tại? Chi phí mặt bằng có phù hợp khả năng tài chính của công ty?

1. Phù hợp với khách hàng

Văn phòng không chỉ là nơi đáp ứng những nhu cầu của doanh nghiệp bạn, nó còn là nơi mà khách hàng thường xuyên lui tới. Vì thế, không gian bên trong văn phòng còn phải phù hợp với các đối tác mà công ty bạn hay tiếp đón nữa.

Nếu đối tác của doanh nghiệp là những người trẻ tuổi, một không gian văn phòng rộng rãi với tràn ngập cây xanh tỏ ra là môi trường thích hợp để lựa chọn.

Với đối tượng khách hàng lớn tuổi hơn, một văn phòng tọa lạc trong các nhà cao ốc tại trung tâm thành phố lại là không gian lý tưởng và phù hợp hơn.

2. Tọa lạc tại vị trí phù hợp

Văn phòng của doanh nghiệp bạn phải tọa lạc ở một địa điểm mà nhân viên, khách hàng, hay đối tác dễ dàng lui tới và làm việc. Đó là không gian xung quanh những khu phố thông thoáng, không tắc đường và ô nhiễm không khí. Đó phải là nơi có đủ không gian đỗ xe cho tất cả mọi người.

Tất nhiên, càng đắc địa, chi phí mặt bằng càng đắt đỏ. Nhưng chắc chắn sẽ góp phần giúp doanh nghiệp bạn có thể tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng và nhân viên của mình.

3. Chi phí thuê văn phòng hợp lý

Tất nhiên, chi phí thuê văn phòng là một trong những điều kiện tiên quyết để quyết định xem bạn có lựa chọn địa điểm đó là nơi gắn bó lâu dài cho doanh nghiệp. Điều này phụ thuộc nhiều vào vị trí văn phòng, diện tích mặt bằng, các tiện ích trong văn phòng (lễ tân, thang máy,…) và nhiều khía cạnh khác.

Bạn nên cân bằng giữa những lợi ích mà mình đạt được và phí thuê văn phòng để có thể đưa ra lựa chọn đúng đắn nhất.

4.  An ninh

Đội ngũ an ninh thường xuyên túc trực, khu lễ tân phục vụ liên tục trong 8 tiếng làm việc, bãi đỗ xe an toàn và văn minh là một trong những khía cạnh quan trọng quyết định sự lựa chọn của các doanh nghiệp trong việc gắn bó lâu dài với các tòa văn phòng.

Thông thường, khi khảo sát địa điểm cho thuê, bạn không mấy khi để ý tới những vấn đề kể trên. Mọi phát sinh chỉ xuất hiện sau từ 1 tới 2 tháng bạn làm việc tại địa điểm văn phòng mới.

Vì vậy, trước khi ký hợp đồng, bạn đừng quên xem xét thật kỹ các vấn đề về an ninh tòa nhà để không phải hối hận khi đưa ra lựa chọn cuối cùng.

5. Cơ sở vật chất, tiện ích xung quanh

Nhân viên của bạn muốn làm việc ở khu vực mà xung quanh có nhiều hàng quán để ăn trưa hay làm việc ở nơi hẻo lánh, ít các tiện ích xung quanh? Câu trả lời chắc bạn cũng nắm rõ.

Ngoài ra, những vấn đề liên quan tới cơ sở vật chất, trang thiết bị cũng là những khía cạnh mà người chủ doanh nghiệp cần lưu tâm khi đặt vị trí trụ sở văn phòng về lâu về dài.

Chẳng hạn như: Chủ tòa nhà phải cung cấp điện, nước ổn định; đường truyền Internet phải nhanh; hệ thống thang máy phải đồng bộ và có hệ thống điều khiển tổng;…

6. Hình ảnh của doanh nghiệp

Rõ ràng, việc lựa chọn địa điểm văn phòng phù hợp cũng giúp hình ảnh của doanh nghiệp bạn được nâng tầm lên trong mắt của đối tác, của công chúng.

Nếu doanh nghiệp bạn hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, không gian văn phòng phải rộng lớn với nhiều cây xanh.

Với doanh nghiệp trong lĩnh vực kế toán hay ngân hàng, một tòa nhà văn phòng nhiều tầng là hợp lý để vừa tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, vừa thuận tiện cho các phòng ban trao đổi công việc.

Những yếu tố cần cân nhắc trong việc lựa chọn văn phòng:

Một khi đã lựa chọn xong địa điểm tọa lạc văn phòng, bạn cần lưu tâm tới một số vấn đề sau khi đưa ra quyết định cuối cùng:

  • Một phòng họp lớn: Trong một vài trường hợp, doanh nghiệp bạn sẽ phải tổ chức những cuộc họp lớn với sự tham gia của nhiều phòng ban. Những phòng họp nhỏ có thể không phù hợp trong hoàn cảnh này.
  • Khả năng nói chuyện trực tiếp với chủ tòa nhà: Bạn phải luôn có thể liên lạc trực tiếp với chủ tòa nhà khi văn phòng có vấn đề phát sinh.
  • Nhiều tùy chọn khi thuê văn phòng: Chủ tòa nhà có thể sẵn lòng cho bạn thuê thêm diện tích mặt bằng khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động?
  • Nhà gửi xe rộng rãi: Nhà gửi xe không chỉ phù hợp để đỗ xe máy mà còn đủ diện tích để đỗ các phương tiện khác như ô tô, xe đạp,…
  • Không chi phí tiềm ẩn: Sau khi ký hợp đồng, rất có khả năng doanh nghiệp bạn sẽ phải trả nhiều khoản phí mà bạn không ngờ tới (hoặc không được liệt kê một cách rõ ràng trong hợp đồng) như phí bảo trì thang máy, các loại thuế,… Bạn nên cân nhắc kỹ vấn đề này khi đặt bút ký hợp đồng.

Có nhiều những lý do khác nhau có thể tác động tới quyết định thuê văn phòng của doanh nghiệp. Chúng có thể bao gồm những khía cạnh như sau:

  • Tọa lạc tại vị trí có giao thông đi lại thuận tiện.
  • Hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt của đối tác, khách hàng và công chúng.
  • Chi phí thuê mặt bằng phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.
  • Doanh nghiệp có khả năng mở rộng quy mô khi tọa lạc tại văn phòng.

Hy vọng những thông tin trên đã đem lại cho bạn những gợi ý hữu ích trong việc lựa chọn văn phòng phù hợp với doanh nghiệp của mình.